แนวคิด (Main Idea)👇
องค์การเป็นศูนย์รวมของกลุ่มบุคคลที่มีจุดมุ่งหมายเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นองค์การประเภทใดล้วนต้องอาศัยทรัพยากรบุคคลทุกระดับที่มีความรู้ความสามารถและมีความเข้าใจในองค์การนั้นอย่างชัดเจนที่สุดทั้งการจัดองค์การ กระบวนการจัดองค์การ เข้าใจในโครงสร้าง การจัดแผนกงาน และสิ่งสำคัญที่สุดที่จะทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ คือ การรู้จักและเข้าใจในอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ ปฏิบัติงานอย่างเต็มกำลังที่ได้รับมอบหมายงาน ผู้บริหารก็ต้องมีความสามารถและความเข้าใจในการมอบหมายงานเป็นอย่างดี
สมรรถนะย่อย (Element of Competency)👎
1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการจัดการองค์การ
2. วางแผนการจัดการองค์การตามหลักการ
1.1 ความหมายของการจัดองค์การ
องค์การ คือกลุ่มบุคคลแต่เป็นกลุ่มที่ค่อนข้างใหญ่และมีลักษณะเฉพาะที่มีจุดมุ่งหมายในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งโดยกลุ่มบุคคลนี้จะมีสิ่งยึดเหนี่ยวร่วมกันและร่วมแรงรวมใจกันทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ องค์การจึงมีลักษณะดังนี้
1. องค์การเป็นรูปแบบของการรวมบุคคล
2. มีความสัมพันธ์ที่จะทำกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งร่วมกัน
3. มีการแบ่งงาน จัดสรรหน้าที่ให้สมาชิกในองค์การ
4. มีโครงสร้างขององค์การในลักษณะของการบังคับบัญชา
5. มีการยอมรับในสังคม ตามระเบียบแบนแผน ประเพณี หรือกฎหมาย
🙏1.2 ทฤษฎีองค์การ🙏
ทฤษฎีองค์การอาจแบ่งได้ 3 ทฤษฎี คือ
1.2.1 ทฤษฎีดั้งเดิม (Classical Organization Theory)
แนวความคิดทฤษฎีดั้งเดิมวิวัฒนาการจากการปกครองแบบทหาร จนถึงปลายศตวรรษที่ 19 ได้นักบริหารสร้างรูปแบบการบริหารในระบบราชการขึ้น คือ แมค วีเบอร์ และสร้างรูปแบบการบริหารโดยใช้การจัดการทางวิทยาศาสตร์ คือ เฟรดเดอริค เทย์เลอร์ ทฤษฎีนี้มีหลักการว่า “ คนเป็นเครื่องมือที่ทำให้องค์การไปสู่จุดมุ่งหมายปลายทางได้” ซึ่งจะได้กล่าวรายละเอียดต่อไปนี้
👉1. การจัดองค์การแบบราชการ ( Bureaucracy )👉 ของ แมค วีเบอร์ ( Max Weber )
ได้เน้นให้เห็นถึงการจัดโครงการที่เป็นระเบียบ สาระสำคัญที่ แมค วีเบอร์ ได้เน้นคือ องค์การแบบราชการในอุดมคตินั้น จะต้องประกอบด้วย
(1) จะต้องมีการแบ่งงานกันทำ โดยให้แต่ละคนปฏิบัติงานในสาขาที่ตนมีความชำนาญ
(2) การยึดถืองานให้ยึดถือกฎเกณฑ์ระเบียบวินัยโดยเคร่งครัด เพื่อที่จะให้ได้มาตรฐานของงานเท่าเทียมกัน การยึดถือกฎเกณฑ์นี้จะช่วยขจัดพฤติกรรมที่บุคลแตกต่างกันสามารถมาประสานกันได้
(3) สายการบังคับบัญชาต้องชัดเจน โดยผู้บังคับบัญชามอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบลดหลั่นกันลงไป
(4) บุคคลในองค์การต้องไม่คำนึกถึงความสัมพันธ์ส่วนบุคคล โดยพยายามทำงานให้ดีที่สุดเพื่อเป้าหมายขององค์การ
(5) การคัดเลือกบุคคล การว่าจ้าง ให้ขึ้นอยู่กับความสามารถ และการเลื่อนตำแหน่งให้คำนึงถึงการประสบความสำเร็จในการงานและอาวุโสด้วย จุดอ่อนขององค์การแบบราชการก็คือ การเน้นที่องค์การโดยละเลยการพิจารณาถึงปัญหาของคน และเชื่อว่าการที่มีโครงสร้างที่รัดกุมแน่นอนจะช่วยให้บุคคลปรับพฤติกรรมให้เป็นไปตามความต้องการขององค์การได้
👉 2. การจัดองค์การแบบวิทยาศาสตร์ (Scientific Management)👉 ของ เฟรดเดอริค เทย์เลอร์
(FcedericTaylor)เป็นการจัดองค์การแบบนำเอาวิธีการศึกษาวิทยาศาสตร์มาวิเคราะห์และแก้ปัญหาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์การให้ดีขึ้นการศึกษาทางวิทยาศาสตร์ได้เริ่มจากการหาความสัมพันธ์ระหว่างงานและคนงานโดยการใช้การทดลอง เป็นเกณฑ์เพื่อหามาตรการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดโดยที่คนงานจะถูกพิจารณาว่าต้องการทำงานเพื่อเศรษฐกิจด้านเดียว โดยละเลยการศึกษาถึงแรงจูงใจ อารมณ์ และความต้องการในสังคมของกลุ่มคนงาน เพราะเชื่อว่าเงินตัวเดียวจะล่อใจให้คนทำงานได้ดีที่สุด
1.2.2 ทฤษฎีสมัยใหม่ ( Neo-Classical Organization Theory )
ทฤษฎีสมัยใหม่เป็นทฤษฎีที่พัฒนามาจากดั้งเดิม ทฤษฎีนี้มีหลักการว่า “ คนเป็นปัจจัยสำคัญและมีอิทธิพลต่อการเพิ่มผลผลิตขององค์การ”โดยเน้นให้เห็นถึงความสำคัญของคนที่ทำหน้าที่ร่วมกันในองค์การถือว่าองค์การประกอบไปด้วยบุคคลซึ่งทำงานโดยมีเป้าหมายร่วมกันและกลุ่มคนงานจะเป็นผู้มีส่วนร่วมในการกำหนดผลผลิตด้วย ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเป็นปัจจัยที่สำคัญและมีอิทธิพลต่อการกำหนดการผลิต กล่าวโดยสรุปว่าทฤษฎีนี้ได้เน้นเรื่องมนุษยสัมพันธ์โดยได้มีการศึกษาและค้นพบว่าบุคคลแต่ละคนย่อมมีความแตกต่างกัน ขวัญในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ การเข้ามีส่วนร่วมในกิจกรรมและการตัดสินใจระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายคนงานย่อมจะสร้างความพึ่งพอใจให้กับทุกฝ่ายโดยได้สร้างผลผลิตอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยได้ทฤษฎีที่มีส่วนสำคัญมากต่อกระบวนการมนุษยสัมพันธ์ได้แก่ ทฤษฎีของ เอลตัน เมโย ( Elton Mayo) ซึ่งได้ทำการทดลองวิจัยและค้นพบว่าขวัญของคนงานมีความสำคัญต่อการเพิ่มผลผลิตกลุ่มคนงานจะพยายามสร้างปทัสถานของกลุ่มตน และคนงานจะทำงานเป็นทีมโดยมีการกำหนดมาตรฐานของกลุ่มขึ้นเอง
1.2.3 ทฤษฎีสมัยปัจจุบัน ( Modern Organization Theory )
ทฤษฎีนี้กล่าวว่าเป็นการศึกษารูปแบบขององค์การในปัจจุบันโดยเน้นที่การวิเคราะห์องค์การในเชิงระบบ (Systems Analysis of Organization) กล่าวคือ นักทฤษฎีได้พิจารณาองค์การในลักษณะที่เป็นส่วนรวมทั้งหมด ตลอดจนความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ ที่อยู่ภายในองค์การ การศึกษาว่าองค์การเป็นระบบหนึ่งๆ นั้นได้คำนึงถึงองค์ประกอบภายในองค์การทุกส่วน ได้แก่ ตัวป้อน กระบวนการ ผลผลิต ผลกระทบ และสิ่งแวดล้อม ( Input, Process, Output, Feedback, and Environment ) การศึกษาองค์การในรูประบบนั้นได้พยายามที่จะมององค์การในลักษณะการเคลื่อนไหว(Dynamic) และปรับเข้ากับรูปแบบองค์การได้ในทุกสภาวะแวดล้อม ทั้งนี้เพราะนักทฤษฎีปัจจุบันได้มององค์การในลักษณะกระบวนการทางด้านโครงสร้างที่บุคคลต่างๆ จะต้องเกี่ยวพันซึ่งกันและกันเพื่อบรรลุเป้าหมายตามที่ต้องการ จึงมีการศึกษาพฤติกรรมองค์การในลักษณะใหม่ๆ เช่น พฤติกรรมศาสตร์ วิทยาศาสตร์ การบริการแบบมีส่วนร่วม การพัฒนาองค์การ คิว.ซี. และการบริหารแบบอนาคตนิยม เป็นต้น
👂1.3 ประเภทขององค์การ (Types of Organization)👂
ในการแบ่งประเภทขององค์การนั้น ขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายขององค์การว่าเป็นอย่างไร
ซึ่งมีลักษณะการดำเนินงานที่แตกต่างกัน โดยสามารถแบ่งประเภทขององค์การได้ดังนี้
1.3.1 การแบ่งองค์การตามความต้องการของบุคคล
1. องค์การเบื้องต้น (Primary Organization) เป็นองค์การที่สมาชิกมีความรู้สึก
สนิทสนมกันดี มีลักษณะเป็นครอบครัว ญาติมิตร เพื่อนฝูง มีลักษณะที่ค่อนข้างไม่มีพิธีรีตอง มีจุดมุ่งหมายเน้นไปที่ความสนุกสนา
2. องค์การทุติยภูมิ (Secondary Organization) เป็นองค์การที่กำหนดบทบาทและหน้าที่ของสมาชิกในองค์การ มีความสัมพันธ์ไม่แน่นแฟ้ม เป็นไปในลักษณะชั่วคราว มีลักษณะเป็น โรงงาน ร้านค้า สมาคม สโมสร เป็นต้น
1.3.2 การจำแนกองค์การโดยยึดโดยยึดโครงสร้าง แบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้
1. องค์การแบบเป็นทางการ (Formal Organization เป็นองค์การที่มีการจัดโครงสร้างอย่างเป็นระเบียบแบบแผนแน่นอน การจัดตั้งมีกฎหมายรองรับ บางแห่งเรียกว่า องค์การรูปนัย ได้แก่ บริษัทมูลนิธิ หน่วยราชการ กรม โรงพยาบาล โรงเรียน ฯลฯ ซึ่งการศึกษาเรื่ององค์การและการจัดการจะเป็นการศึกษาในเรื่องขององค์การประเภทนี้ทั้งสิ้น
2. องค์การแบบไม่เป็นทางการ (Informal Organization) เป็นองค์การที่รวมกันหรือจัดตั้งขึ้นด้วยความพึ่งพอใจและความสัมพันธ์กันเป็นส่วนตัวไม่มีการจัดระเบียบโครงสร้างภายในมีการรวมตัวกันอย่างง่ายๆ และเลิกล้มได้ง่าย องค์การแบบนี้เรียกว่า องค์การอรูปนัยหรือองค์การนอกแบบ เช่น ชมรมต่างๆ หรือกลุ่มต่างๆอาจเป็นการรวมกลุ่มกันด้วยความสมัครใจของสมาชิกกลุ่ม ซึ่งเนื่องมาจากรายได้ อาชีพ รสนิยม ศาสนา ประเพณี ตำแหน่งงาน ฯลฯ
🐨1.3.3 การแบ่งองค์การตามจุดมุ่งหมายขององค์การ 🐨
1. องค์การที่แสวงหาผลประโยชน์ (Profit Organization) เป็นองค์การที่มุ่งทางการค้าการแสวงหาผลกำไรเข้าองค์การ หรือเข้ากลุ่มสมาชิก เป็นลักษณะรงงานอุตสาหกรรมที่ผลิตสินค้า ร้านค้า สำนักงาน เป็นต้น
2. องค์การที่แสวงหาผลประโยชน์ (Non- Profit Organization) เป็นองค์การที่ให้บริการเพื่อสังคม เพื่อสาธารณประโยชน์ เช่น สมาคมการกุศลต่างๆ สมาคมศิษย์เก่า มูลนิธิ เป็นต้น
🌹1.4 หลักการจัดองค์การ🌹
หลักการจัดองค์การ OSCAR ของเฮนรี ฟาโยล (Henri Fayol) มาจากคำภาษาอังกฤษ 5 คำ คือ Objective, Specialization, Coordination, Authority และ Responsibility ซึ่งฟาโยลได้เขียนหลักของการจัดองค์การไว้ 5 ข้อ เมื่อนำตัวอักษรตัวแรกของคำทั้ง 5 มาเรียงต่อกันจะทำให้สะกดได้คำว่า OSCAR สำหรับรายระเอียดทั้ง 5 คำ จะขอกล่าวไว้ใน “หลักในการจัดองค์การที่ดี”
หลักในการจัดองค์การที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบและแนวปฏิบัติดังต่อไปนี้
1.4.1 หลักวัตถุประสงค์ (Objective)
หลักวัตถุประสงค์ กล่าวว่า องค์การต้องมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน นอกจากนั้นการดำรงตำแหน่งยังต้องมีวัตถุประสงค์ย่อยกำหนดไว้เพื่อว่าบุคคลจะได้พยายามบรรลุวัตถุประสงค์ย่อยซึ่งช่วยให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์รวม
1.4.2 หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง (Specialization)
หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง กล่าวว่า การจัดแบ่งงานควรจะแบ่งตามความถนัดพนักงานควรจะมอบรับมอบหน้าที่เฉพาะเพียงอย่างเดียวและงานหน้าที่ที่คล้ายกันหรือสัมพันธ์กันควรจะต้องอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของคนคนเดียว
1.4.3 หลักการประสานงาน (Coordination)
หลักการประสานงาน กล่าวว่า การประสานงานกัน คือ การหาทางทำให้ทุกๆ ฝ่ายร่วมมือกันและทำงานสอดคล้องกัน โดยใช้หลักสามัคคีธรรม เพื่อประโยชน์ขององค์การ
1.4.4 หลักของอำนาจหน้าที่ (Authority)
หลักของอำนาจหน้าที่ กล่าวว่า ทุกองค์การต้องมีอำนาจสูงสุด จากบุคคลผู้มีอำนาจสูงสุดนี้จะมีการแยกอำนาจออกเป็นสายไปยังบุคคลทุกๆ คนในองค์การ หลักนี้ เรียกว่า หลักความลดหลั่นของอำนาจ
(Scalar Principle) หรือเรียกว่า สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) การกำหนดสายการบังคับบัญชานี้ก็เป็นวิธีประสานงานอย่างหนึ่ง
1.4.5 หลักความรับผิดชอบ (Responsibility)
หลักความรับผิดชอบ กล่าวว่า อำนาจหน้าที่ควรจะเท่ากับความรับผิดชอบ คือ บุคคลใดเมื่อได้รับมอบหมายความรับผิดชอบก็ควรจะได้รับมอบหมายอำนาจให้เพียงพอ เพื่อทำงานให้สำเร็จด้วยดี
1.4.6 หลักความสมดุล (Balance)
หลักความสมดุลจะต้องมอบหมายให้หน่วยงานย่อยทำงานให้สมดุลกัน กล่าวคือ ปริมาณงานควรจะมีปริมาณที่ใกล้เคียงกัน รวมทั้งความสมดุลระหว่างงานกับอำนาจหน้าที่ที่มอบหมายด้วย
1.4.7 หลักความต่อเนื่อง (Continuity)
หลักความต่อเนื่อง ในการจัดองค์การเพื่อการบริหารงานควรจะเป็นการกระทำที่ต่อเนื่องไม่ใช่ขาดความจริงจังหรือไม่ให้ความสำคัญกับการดำเนินงาน หากเป็นบริษัทหรือห้างร้านจะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือ
1.4.8 หลักการโต้ตอบและการติดต่อ (Correspondence)
หลักการโต้ตอบและการติดต่อ ตำแหน่งทุกตำแหน่งจะต้องมีการโต้ตอบระหว่างกันและติดต่อสื่อสารกัน องค์การจะต้องอำนวยความสะดวก จัดให้มีเครื่องมือและการติดต่อสื่อสารที่เป็นระบบ
🌵1.5 กระบวนการจัดองค์การ (Process of Organizing)🌵
กระบวนการจัดองค์การประกอบด้วยกระบวนการ 3 ขั้น ดังนี้
1.5.1 พิจารณาการแยกประเภทงาน จัดกลุ่มงาน และออกแบบงานสำหรับผู้ทำงานแต่ละคน (Identification of Work & Grouping Work)
ก่อนอื่นผู้บริหารจะต้องพิจารณาตรวจสอบแยกประเภทดูว่า กิจการของตนนั้นมีงานอะไรบ้างที่จะต้องจัดทำเพื่อให้กิจการได้รับผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ขั้นต่อมาก็คือการจัดกลุ่มงานหรือจำแนกประเภทงานออกเป็นประเภท โดยมีหลักที่ว่างานที่เหมือนกันควรร่วมอยู่ด้วยกัน เพื่อให้เป็นไปตามหลักการของการแบ่งงานกันทำ โดยการจัดจำแนกงานตามหน้าที่แต่ละชนิดออกเป็นกลุ่มๆ ตามความถนัดและตามความสามารถของผู้ที่จะปฏิบัติ
1.5.2 ทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description & Delegation of Authority & Responsibility)
ทำคำบรรยายลักษณะงานระบุขอบเขตของงานและมอบหมายงาน พร้อมทั้งกำหนดความรับผิดชอบ และให้อำนาจหน้าที่ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
ระบุให้เห็นถึงขอบเขตของงานที่แบ่งให้สำหรับแต่ละคนตามที่ได้วางแผน (Pan) ไว้ในขั้นแรกเพื่อให้ทราบว่า งานแต่ละชิ้นที่ได้แบ่งไว้นั้นจะเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร ชนิดไหน มีขอบเขตและปริมาณมากน้อยแค่ไหน โดยการระบุชื่อเป็นตำแหน่งพร้อมกับให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานชิ้นนั้นเอาไว้
ขั้นต่อมา ผู้บริหารก็จะดำเนินการพิจารณามอบหมาย (Delegation) ให้แก่ผู้ทำงานในระดับรองลงไป (สำหรับงานที่มอบหมายได้)
การมอบหมายงานประกอบด้วยการกำหนดความรับผิดชอบ (Responsibility) ที่ชัดแจ้งเกี่ยวกับงานที่มอบหมายให้ทำพร้อมกันนั้นก็มอบหมายอำนาจหน้าที่ (Authority) ให้เพื่อใช้สำหรับการทำงานตามความรับผิดชอบ (Responsibility) ที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้นไปได้
1.5.3 จัดวางความสัมพันธ์ (Establishment of Relationship)
การจัดวางความสัมพันธ์จะทำให้ทราบว่า ใครต้องรายงานต่อใคร เพื่อให้งานส่วนต่างๆ ดำเนินไปโดยปราศจากข้อขัดแย้งมีการทำงานร่วมกันอย่างเป็นระเบียบเพื่อให้ทุกฝ่ายร่วมมือกันทำงานมุ่งไปสู่จุดหมายอันเดียวกัน
🍬1.6 การจัดโครงสร้างขององค์การ (Organization Structure)🍬
การจัดโครงสร้างขององค์การมีหลายแบบ ซึ่งแต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน ฉะนั้นการที่ผู้บริหารจะวางแนวทางในการจัดโครงสร้างนั้น อาจจะต้องพิจารณาจากหลายๆ ปัจจัยด้วยกัน อย่างไรก็ตามการจัดโครงสร้างขององค์การสามารถแบ่งแยกออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ 5 ประเภท ดังนี้
1.6.1 โครงสร้างองค์การตามหน้าที่การทำงาน (Functional Organization Structure)
โครงสร้างองค์การตามหน้าที่การงาน หมายถึง โครงสร้างที่จัดตั้งขึ้นโดยแบ่งไปตามประเภทหรือหน้าที่การทำงาน เพื่อแสดงให้เห็นว่าในแต่ละแผนกนั้นมีหน้าที่ต้องกระทำอะไรบ้างซึ่งผลดีก่อให้เกิดการได้คนมีความสามารถทำงานในแผนกนั้นๆทั้งยังฝึกบุคคลในแผนกนั้นๆให้มีความเชี่ยวชาญกับหน้าที่ของงานนั้นอย่างลึกซึ้ง สำหรับฝ่ายบริหารระดับสูงนั้นก็เป็นเพียงแต่กำหนดนโยบายไว้กว้างๆ เพราะมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านคอยป้อนข้อมูลที่ถูกต้องให้พิจารณาตัดสินใจและให้มีความผิดพลาดได้น้อยมากอีกประการหนึ่งในแต่ละแผนกนั้นเมื่อทุกคนมีความเชี่ยวชาญงานในหน้าที่ชนิดเดียวกันย่อมก่อให้เกิดการประสานงานได้ง่ายเนื่องจากแต่ละคนมีความสนใจในงานและใช้ภาษาเดียวกันทำให้สามารถสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีได้ง่ายและการบริหารงานก่อเกิดความประหยัดด้วยอย่างไรก็ตามการจัดรูปแบบองค์การแบบนี้มีผลเสียในทางการบริหารหลายประการ อาทิเช่น การแบ่งงานออกเป็นหลายแผนกและมีผู้เชี่ยวชาญหลายคน ทำให้การวางแผนยุ้งยากขึ้น อาจมีการปัดความรับผิดชอบได้ นอกจากนั้นการจัดองค์การรูปแบบนี้มักเน้นที่การรวมอำนาจไว้ ณ จุดที่สูงที่สุด ไม่มีการกระจายอำนาจในการบริหารให้ลดหลั่นลงไป
1.6.2 โครงสร้างองค์การตามสายงานหลัก (Line Organization Structure)
โครงสร้างองค์การตามสายงานหลัก หมายถึง การจัดรูปแบบโครงสร้างให้มีสายงานหลัก และมีการบังคับบัญชาจากบนลงล่างลดหลั่นเป็นขั้นๆจะไม่มีการสั่งการแบบข้ามขั้นตอนในสายงานซึ่งโครงสร้างแบบนี้เหมาะสมสำหรับองค์การต่างๆ ที่ต้องการให้มีการขยายตัวในอนาคตได้เพราะเพียงแต่เพิ่มเติมโครงสร้างในบางสายงานให้มีการควบคุมบังคับบัญชาลดหลั่นลงไปอีกได้การจัดองค์การแบบนี้อาจจะคำนึงถึงสภาพของงานที่เป็นจริง เช่น แบ่งตามลักษณะของผลิตภัณฑ์ หรือแบ่งตามอาณาเขต หรือแบ่งตามประเภทลูกค้า หรือแบ่งตามกระบวนการ ผลดีของโครงสร้างแบบนี้ คือ การจัดโครงสร้างด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย การบังคับบัญชาตามสายงานเป็นขั้นตอน ฉะนั้นจุดใดที่มีการปฏิบัติงานล่าช้าก็สามารถตรวจสอบได้รวดเร็ว จากผู้บังคับบัญชาในระดับนั้นได้ง่าย ผู้ปฏิบัติงานได้คลุกคลีกับสภาพของปัญหาที่เป็นจริงและเกิดขึ้นเสมอ ทำให้การตัดสินใจต่างๆ มีข้อมูลที่แน่นอนและสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วซึ่งส่งผลสะท้อนให้มีการปกครองบังคับบัญชาที่อยู่ในระเบียบวินัยได้ดี การติดต่อสื่อสารและการควบคุมการทำงานทำได้ง่าย ประการสุดท้าย องค์การนี้เหมาะสำหรับการจัดรูปแบบองค์การขนาดเล็กแต่ไม่เหมาะที่จะจัดในลักษณะองค์การขนาดใหญ่ที่มีการปฏิบัติงานสลับซับซ้อน ส่วนข้อเสีย ประการแรกไม่ได้สนับสนุนให้ผู้ทำงานมีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ปริมาณของงานมีมาก จนต้องใช้เวลาทำงานประจำให้เสร็จ ไม่มีเวลาที่จะมาศึกษาถึงระบบการทำงานที่ดีกว่า และอีกประการ คือ ผู้บริหารระดับสูงอาจจะไม่ยอมมอบหมายงานให้ผู้บริหารระดับรองๆ ลงมา ทำให้ขวัญของผู้ปฏิบัติงานในระดับรองๆ ไม่ดี หมดกำลังใจในการปฏิบัติงาน เนื่องจากโครงสร้างแบบนี้ให้อำนาจควบคุมโดยตรงต่อผู้บังคับบัญชาระดับสูงเท่านั้น
🍩1.7 การจัดแผนกงาน (Departmentation)🍩
การจัดแผนกงาน หมายถึง การรวมกลุ่มกิจกรรมต่างๆ เข้าด้วยกัน โดยการรวมกิจกรรมที่คล้ายกันและเหมาะสมที่จะนำมาปฏิบัติ ในกลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกันเป็นกลุ่ม แผนก หรือหน่วยงาน หลักเกณฑ์พื้นฐานที่จะใช้สำหรับการจัดแผนกงาน ดังนี้
1.7.1 การจัดแผนกงานตามหน้าที่ (Department by Function)
การจัดแผนกงานตามหน้าที่นี้ เป็นการจัดองค์การที่เป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวาง และหน้าที่หลักส่วนใหญ่ที่แผนกต่างๆ จะมีก็คือ หน้าที่ทางด้านการผลิต การขายและการเงิน ต่อไปนี้
รูปที่ 1.7 การจัดแผนกงานตามหน้าที่
1. ข้อดีของการจัดแผนกงานตามหน้าที่
(1) เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กในระยะเริ่มแรก
(2) เป็นการจัดที่ถูกต้องตามเหตุผลในเรื่องของหน้าที่หลัก
(3) เมื่อเกิดปัญหาขึ้นระหว่างปฏิบัติงานผู้บริหารในแต่ละหน้าที่ก็สามารถทำการประสานงานให้ทุกอย่างเป็นไปโดยสอดคล้องกัน
(4) ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของการแบ่งอาชีพตามความถนัด
2. ข้อเสียของการจัดแผนกงานตามหน้าที่
(1) ไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีการขยายตัว
(2)การทำงานของทุกกลุ่มไม่สามารถเน้นถึงวัตถุประสงค์ขององค์การโดยส่วนรวมได้
(3) การประสานงานติดต่อระหว่างหน้าที่ต่างๆ เป็นไปได้ยาก
(4) ไม่เปิดโอกาสให้มีการฝึกฝนตัวผู้บริหารในระดับรองลงมา และไม่มีโอกาสเรียนรู้งานของส่วนต่างๆ
1.7.2 การจัดแผนกงานตามประเภทผลิตภัณฑ์ (Department by Product)
การจัดแผนกแบบนี้มักจะใช้ในการจัดแผนกงานขององค์การธุรกิจขนาดใหญ่มีกระบวนการในการปฏิบัติงานซับซ้อนองค์การธุรกิจผลิตสินค้าหลายอย่างถ้าจะใช้การจัดแผนกงานตามหน้าที่ก็จะทำให้แต่ละแผนกมีงานมากเกินไป การดูแลผลิตภัณฑ์แต่ละอย่างอาจดูแลไม่ทั่วถึง การขยายงานก็จะมีปัญหาอย่างมากทำให้องค์การธุรกิจขาดความคล่องตัวในการดำเนินงานและเสียโอกาสในการแสวงหาผลประโยชน์กับองค์การได้
รูปที่ 1.8 การจัดแผนกงานตามประเภทผลิตภัณฑ์
1. ข้อดีของการจัดแผนงานตามผลิตภัณฑ์
(1) เหมาะสมกับองค์การที่มีขนาดใหญ่ขึ้น
(2)ช่วยให้ผู้บริหารสูงสุดสามารถมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการทำงานตามหน้าที่ต่างให้กับผู้บริหารของหน่วยได้
(3)ช่วยให้ประเภทสินค้าต่างๆ ได้รับความสนใจเต็มที่
(4)ช่วยให้ผู้ทำงานในหน้าที่ต่างๆมีโอกาสฝึกฝนความรู้ความสามารถของตนในส่วนที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์แต่ละอย่างได้อย่างดี
2. ข้อเสียของการจัดแผนกงานตามผลิตภัณฑ์
(1) เกิดปัญหาในเรื่องของการประสานงานในองค์การ
(2) หน่วยต่างๆ ที่แบ่งแยกตามผลิตภัณฑ์มีอำนาจมากเกินไป
1.7.3 การจัดแผนกงานตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ (Department by Territory)
การจัดแผนกโดยแบ่งตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์หรืออาณาเขตนี้โดยคำนึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์หรือทำเลที่ตั้งที่กิจการจะต้องเข้าไปดำเนินการในพื้นที่นั้นๆ เป็นสำคัญ และจะถูกนำมาใช้จัดแผนกงานสำหรับองค์การธุรกิจ ที่อาณาเขตการขายกว้างขวางและธุรกิจอยู่ในสภาวะที่มีการแข่งขันสูง
👌1.8 อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility)👌
ในการจัดองค์การ มีการแบ่งงานกันตามหน้าที่โดยผู้บริหารที่มีอำนาจได้มอบหมายให้ และทุกคนรู้จักงานและหน้าที่ของตนเอง ปฏิบัติงานภายในขอบเขตที่มอบหมาย การทำงานก็จะสัมฤทธิ์ผล
อำนาจหน้าที่ (Authority ) หมายถึง สิทธิอันชอบธรรมที่ได้รับมอบหมายมาให้สั่งบุคคลอื่นปฏิบัติตามที่ตนต้องการได้ ส่วนใหญ่แล้วผู้บริหารระดับสูงจะมีการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาระดับต่อไปเมื่อมีการสั่งงานเพื่อให้บุคคลนั้นสามารถปฏิบัติงาน ส่วนมากแล้วอำนาจหน้าที่จะต้องมีอำนาจในการสั่งการและการตัดสินใจควบคู่กันไปด้วย อำนาจหน้าที่เป็นอำนาจที่บุคคลผู้มีอยู่ได้รับมอบหมายมาโดยถูกต้องตามกฎหมาย และขณะเดียวกันก็มีสิทธิให้รางวัลและลงโทษผู้ที่ปฏิบัติตามอำนาจหน้าที่นั้นได้
อำนาจหน้าที่ (Authority) แตกต่างจากอำนาจ (Power) คือ อำนาจหน้าที่เป็นสิทธิที่ได้รับมอบหมายมาโดยถูกต้องตามกฎหมาย แต่อำนาจเป็นสิ่งที่บุคคลนั้นสร้างขึ้นมาเองและทำให้บุคคลอื่นยอมรับเพื่อที่จะปฏิบัติตาม อำนาจเกิดในด้านบวกหรือด้านลบก็ได้
ความรับผิดชอบ (Responsibility) คือ เป็นภาระผูกผันของบุคคลในการปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่งโดยบุคคลต้องรับผิดชอบในการทำงานเพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย ซึ่งในองค์การที่มีการวางโครงสร้างแบบเป็นทางการจะมีการกำหนดความรับผิดชอบของบุคคลที่ทำหน้าที่ในกิจกรรมต่างๆ อย่างชัดเจนและให้อำนาจหน้าที่ (Authority) แก่ผู้ปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม เพื่อที่จะสามารถปฏิบัติงานได้ด้วยดี อย่างไรก็ตามปัญหาความสมดุลระหว่างความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ก็มีมากขึ้นในขณะที่องค์การขยายใหญ่ขึ้น เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานจะต้องมีขอบเขตของอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบในส่วนของตนเพิ่มขึ้นด้วยจึงมีความสับสนในเรื่องของงาน ตลอดจนปัญหาของตัวบุคคลที่เกี่ยวข้องในการจัดแบ่งความรับผิดชอบในกิจกรรมต่างๆ ขององค์การนั้น
1.9 การมอบหมายงาน (Delegation)👇
1.9.1 ความหมายของการมอบหมายงาน
การมอบหมายงาน หมายถึง การที่ผู้บังคับบัญชาได้กำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ (Assignment of Responsibility and Authority) หรือเป็นการกระจายงานในหน้าที่ ความรับผิดชอบ (Responsibility) และให้อำนาจในการตัดสินใจ (Authority) ภายในขอบเขตที่กำหนดให้ผู้ร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาไปปฏิบัติ
รูปที่ 1.12 การมอบหมายงาน
การมอบหมายงาน เป็นลักษณะการมอบหมายงานบางส่วนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติเป็นการแบ่งเบาภาระงานของผู้บังคับบัญชา ในขณะเดียวกันเป็นการเพิ่มภาระผูกพันแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
1.9.2 ขั้นตอนการมอบหมายงาน
การมอบหมายงานมีส่วนประกอบ 3 ขั้นตอน คือ (William H Newman)
(1) ผู้บริหารกำหนดภารกิจหน้าที่ให้แก่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
(2) ให้อำนาจหน้าที่ สิทธิหน้าที่ และทรัพยากรตามความจำเป็น
(3) พยายามสร้างความรับผิดชอบให้เกิดขึ้นในตัวผู้ใต้บังคับบัญชา
1.9.3 ประเภทของการมอบหมายงาน
การมอบหมายงาน ต้องมอบหมายให้ผู้ที่มีความสามารถ มีความตั้งใจทำงาน และรับผิดชอบรู้เป้าหมายของงานที่จะทำ ต้องพิจารณาว่า ควรมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในลักษณะใด
🙏การมอบหมายงานมี 2 ประเภทคือ🙏
1. การมอบหมายงานประจำ ผู้ที่มาทำงานใหม่แต่ละหน่วยงานทุกคนจะได้รับการมอบหมายงาน เช่น พนักงานใหม่ของธนาคาร จะได้รับมอบงาน คือ รับเงิน ฝากเงิน ลงบัญชี หาเงินฝาก พิมพ์จดหมาย
รับโทรศัพท์ เป็นต้น จัดเป็นการตัดสินใจเพียงเล็กน้อย ซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาระดับล่างทำได้หากผู้บริหารระดับสูงเชื่อมั่นว่า ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทำงานให้สำเร็จได้ อาจมอบหมายหน้าที่เพิ่มขึ้นหากทำได้ดีก็มอบหมายให้ทำเป็นประจำ ถ้าทำงานล้มเหลวหรือทำได้ไม่ดี ก็จะพิจารณาเปลี่ยนแปลงหน้าที่ตามความถนัดของพนักงาน
2. การมอบหมายงานชั่วคราว เป็นการมอบหมายงานเฉพาะกิจหรืองานพิเศษ เมื่อเสร็จภารกิจก็หมดภาระหน้าที่
นางสาวสุภาพร สาลีอ่อน กจ. ส.1(ม.6)กลุ่ม2
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น